چابکی مفهومی است که امروزه بسیار به آن پرداخته می شود اما متاسفانه بسیاری از افراد به اشتباه معنای آن را معادل با سریع بودن می دانند. اما واقعا چابکی را باید چگونه معنا کرد؟ از آن جا که روح حاکم بر چابکی را باید در بیانیه آن جستجو کرد، در این مقاله به تشریح این بیانیه می پردازیم. لازم به ذکر است چابکی یکی از ارکان اصلی مدل رهبری ناب-چابک نیز می باشد.
تاریخچه این بیانیه به آنجا برمیگردد که در دهه 1990 با توجه به ناکارآمدی های فراوان فرآیندهای آبشاری که در آن زمان بسیار محبوب بود، چندین روش متفاوت و مختلف “توسعه سبک وزن و با تکرار زیاد” ظهور کردند. بسیاری از پیشگامان این چارچوب های جدید سبک وزن در سال 2001، در اسنوبر یوتا، گرد هم آمدند تا روشی استاندارد و یکسان خلق کنند اما از آنجا که در مورد شایستگی یک روش نسبت به روش های دیگر اختلاف نظر وجود داشت، حاضران موافقت کردند که با بیان ارزش ها و عقاید مشترکشان در قالب یک بیانیه، اختلافات را کاهش دهند. نتیجه آن یک بیانیه برای توسعه چابک بود، نقطه عطفی که روش جدید را قابل فهم میکرد و مزایای این روش نوآورانه را برای کل صنعت به ارمغان می آورد. امروزه بسیاری از تیم های بیزینسی خارج از آی تی نیز اصول چابکی را برای برنامه ریزی و اجرای کار خود پذیرفته اند.
ارزش های بیانیه چابک
شکل بالا بیانیه چابک را نشان میدهد. در ابتدای بیانیه تاکید شده است که “ما در حال کشف راه‌های بهتری برای توسعه نرم‌افزار، از طریق انجام آن و کمک به دیگران برای انجام آن هستیم.” بنابراین به‌محض اینکه روش های بهتر کار را کشف کنیم، چارچوب را با آن تطبیق می‌دهیم که این خود به معنای تطبیق پذیر بودن خود چابکی است. چهار ارزشی که در بیانیه آمده است در ادامه توضیح داده می شود.
الف) افراد و تعاملات مهمتر از فرآیندها و ابزارها
یک سازمانی که کار تولیدانجام میدهد، همواره برای تولید کردن به یک سری ابزار تولید و یک فرایند تولید نیاز دارد. در مدل های قبل از چابکی همواره تاکید تنها بر بهبود فرایند و یا بهبود ابزار بود. به عنوان نمونه برای افزایش تولید یا سعی می شد که ابتدا فرایند تولید را تغییر و بهبود دهند و یا ابزارهای جدید و با تکنولوژی جدیدتری خریداری کنند. اما آنچه که اغلب مواقع از آن غفلت می شد آن افرادی بودند که با این ابزارها و با آن فرایند کار میکردند. در بیانیه چابکی عنوان شده است که این افراد و تعاملات آنها موضوعی بااهمیت تر از ابزارها و فرایندهاست.
درک این موضوع شاید به حل یکی از ریشه ای ترین موضوعات در مدیریت کمک نماید. یعنی اگر شما افرادی باانگیزه و با تعهدی نداشته باشید که دارای حال خوب باشند و از درون و بر اساس اشتیاق درونی تمام تلاش خود را برای موفقیت سازمان بکاربگیرند، هرقدر هم بر روی فرایندها بهبود ایجاد کنید و یا ابزارهای جدیدتری بکار بگیرد به آن سطح از ارزش که مد نظرتان است نخواهید رسید.
این موضوع به معنای بی اهمیت بودن فرایند و یا ابزار نیست زیرا همانطور که دمینگ خاطرنشان میکند : “اگر شما نمی‌توانید آنچه را که انجام می‌دهید به‌عنوان یک فرایند توصیف کنید، شما نمی‌دانید که چه‌کاری می‌کنید”. از همین روست که فرایندهای چابکی در چارچوب‌هایی مانند اسکرام،کانبان و SAFe بیان شده اند. اما یک فرایند تنها وسیله‌ای برای رسیدن به هدف است. اما این افراد هستند که نتایج را خلق می کنند و نه فرایندها. برای درک بهتر این موضوع پیشنهاد می دهم که به دنبال مفهوم رهبری (Leasdership) در سازمان باشید. از همین روست که بر ایده Lean-Agile Leadership به معنای رهبری ناب-چابک بسیار توصیه می شود.
ب) نرم‌افزار قابل‌استفاده مهمتر از مستندات جامع
به تجربه پروژه های بسیاری را دیده ام که مبتنی بر تحقیق و توسعه (R&D) پیشنهاد شده اند و زمان زیادی نیز بر روی آنها صرف شده است ولی در نهایت تنها تبدیل به چندصد صفحه مستند شده اند که اصلا مورد بهره برداری نیز قرار نگرفته اند. در نگاه اجایل، مستند کردن بسیار اهمیت دارد اما از آنجا که به طرز فکر Emprical اعتقاد دارد به جای آنکه ابتدا سعی کند کل مسئله را با جزئیات بالا مورد شناسایی قرار دهد و اصطلاحا مستندات کامل تحلیل و طراحی تولید کند، سعی می کند با تعریف محصول حداقلی (MVP) یا همان Minimum Viable Product در کمترین زمان ممکن به یک خروجی دست یابد که کار می کند و بر اساس آن خروجی از مشتری خود بازخورد گرفته و محصول خود را مبتنی بر بازخورد مشتری بهبود داده و منطبق نماید.
همانطور که در تصویر بالا دیده می شود در روش های آبشاری در ابتدا تلاش می شد که در فاز اول پروژه با عنوان فاز شناخت، تمام نیازمندی مشتری را با تمام جزئیات آن شناسایی نمود که نتیجه آن می شد سند شرح نیازمندی مشتری. غافل از آنکه نیاز مشتری به مرور تغییر می کند زیرا درک او از مسئله به مرور بیشتر می شود و خواسته هایش تغییر می کند و این امری اجتناب ناپذیر است. بعد سعی میشد در فاز طراحی مستندات طراحی ایجاد شود و سپس به کدنویسی پرداخته میشد و پس از پایان برنامه نویسی و تقریبا در انتهای کار، تازه برای اولین بار از مشتری بازخورد گرفته می شد که آیا نتیجه همان است که می خواسته یا خیر، که اغلب موارد بسیار دیر شده بود و مشتری خواسته هایش و نیازهایش تغییر کرده بود و یا متفاوت شده بود و این خود منجر به اختلاف نظر و دعوا میشد.
اما در نگاه چابک سعی می شود با تعریف محصول حداقلی که کار می کند، در همان گام های ابتدایی خروجی قابل دمو وجود داشته باشد و از مشتری بازخورد گرفته شود تا اشکالات در همان ابتدا شناسایی شوند و سپس این چرخه های یادگیری را آنقدر تکرار میکند تا مشتری به خواسته اش برسد. این روش همانند آن است که چرخه PDCA دمینگ یعنی (Plan, Do, Check, Adapt) را بارها و بارها تا رسیدن به نتیجه تکرار کنید.
تمام این توضیحات نشان می دهد که تاکید در نگاه چابکی بر خروجی است که کار میکند اما به هر حال اعتقاد دارد که مستندات مهم هستند و ارزش بسیار بالایی دارند. اما معتقد است به‌جای ایجاد زودهنگام مستندات آن هم با جزئیات زیاد که معمولا محتوای آن نیز در طول زمان تغییر می کند، ارزشمندتر آن است که نرم‌افزاری قابل استفاده را به مشتری برای گرفتن بازخورد از آنها ارائه دهید. بنابراین نرم‌افزارهای قابل استفاده را ترجیح دهید و بر اساس بیزینس خود فقط آنچه واقعا لازم است را مستند نمایید، مانند مستندات راهنمای کاربری برای کمک به مشتری در جهت استفاده بهینه از محصول و یا مستندات برنامه نویسی با تمرکز بر ایجاد راهنما برای برنامه نویسانی که پس از شما دست به کد خواهند شد.
ج) مشارکت مشتری مهمتر از مذاکره بر سر قرارداد
نگاه اجایل در این قسمت آن است که قراردادها تضمین کننده کیفیت خروجی نیستند. درست است که قراردادها اغلب برای انتقال حقوق، مسئولیت‌ها و نگرانی‌های اقتصادی هر یک از طرفین ضروری هستند اما، قراردادها بیش‌ازحد مشخص می‌کنند که چه‌کاری باید انجام شود و چگونه باید آن را انجام داد. مهم نیست که چقدر خوب نوشته شده‌اند، باید این نکته را توجه کرد که قراردادها نمی توانند جایگزین ارتباطات، همکاری و اعتماد متقابل در یک مشارکت باشند. بررسی ها نشان می دهد که قراردادهای برد- باخت معمولاً به نتایج اقتصادی ضعیف و بی‌اعتمادی منجر می‌شوند و باعث ایجاد همکاری کوتاه‌مدت به‌جای همکاری بلندمدت می‌شوند. به‌جای آن قراردادها باید برد- برد باشند و مشارکت مشتری را ارجحیت دهند.
از آنجا که این مشتری است که تعیین کننده نهایی ارزش است، بنابراین همکاری نزدیک مشتری همواره در فرایند توسعه ضروری است. پس بهتر است به جای تمرکز بیش از حد بر مفاد قرارداد و بحث و جدل بر سر تعیین میزان جریمه دیرکرد و یا تعریف SLA سختگیرانه، بیشتر بر نحوه تعامل و همکاری مشتری و ترغیب او به همکاری مسئولانه به عنوان یکی از ارکان موفقیت پروژه تاکید و تمرکز کنید.
د) پاسخگویی به تغییرات مهمتر از پیروی از یک برنامه
تغییر، واقعیتی است که باید در فرایند توسعه پذیرفته شود. قدرت توسعه ناب-چابک در چگونگی پذیرش تغییر است. همانطور که سیستم در حال تکامل است، مسئله و دامنه راهکار نیز درک میشود و تکامل می یابد. همچنین دانش ذینفعان کسب‌وکار نیز باگذشت زمان بهبود می‌یابد و نیازهای مشتری نیز تکمیل میشود. درواقع این تغییرات در درک ما از سیستم، ارزش سیستم ما را افزایش میدهد.
بنابراین نگاه چابک بیشتر تطبیق پذیر (Adaptive) است تا پیشبینی پذیر (Predictive) بدان معنا که به جای آنکه سعی کند تمام جزئیات را از ابتدا پیشبینی کند، تکاملی بودن شناخت ما از مسئله و تغییر در هر مرحله را می پذیرد و بیشتر سعی می کند با دریافت بازخوردهای زیاد از مشتری، خود را با نیاز مشتری منطبق نماید و تغییرات مورد نظر او را اولویت دهند. این موضوع را به اینگونه نیز می توان توصیف کرد در نگاه چابک شما نمی توانید یک پروژه بزرگ با یک برنامه بلند مدت مثلا دو ساله دقیق و با جزئیات بالا داشته باشید و نوشتن شکست کار (WBS) برای یک پروژه دو ساله با تمام جزئیات در ابتدای کار عملا کار عبسی است زیرا مطمئنا با گذشت زمان شاهد تغییر خواهیم بود. بنابراین بهتر است در ابتدای کار یک برنامه ریزی کلان داشته و گام های اصلی را شناسایی نمود اما تنها برای نسخه بعدی جزئیات را شناسایی و دقیقا تعیین نمود.
البته عبارت “مهمتر از پیروی از یک برنامه” نشان میدهد که در حقیقت یک برنامه وجود دارد. برنامه‌ریزی بخش مهمی از توسعه چابک است. درواقع، تیم‌های چابک نسبت به همتایان خود که از یک فرایند آبشاری استفاده می‌کنند به‌کرات و به طور مداوم، برنامه‌ریزی انجام می‌دهند بااین‌حال، برنامه‌ریزی باید مبتنی بر دانش جدیدی که یادگرفته می شود و بر اساس تغییر در پارامترهای تصمیم گیری، تطبیق پیدا کند.
کلام نهایی
بعضی از افراد ممکن است عبارت‌های ارزش چابکی را به اشتباه به‌عنوان تصمیم‌گیری بین دو انتخاب (به‌عنوان‌مثال، نرم‌افزار قابل‌استفاده در مقابل مستندات جامع) تفسیر کنند، اما این معنای مورد نظر نیست و هردو مورد ارزشمند هستند؛ در عبارت نهایی بیانیه عنوان شده است که “باوجود اینکه موارد سمت چپ نیز ارزشمند هستند ولی ما برای موارد سمت راست ارزش بیشتری قائل هستیم.” مثلا از نگاه ما نرم‌افزار قابل‌استفاده ارزش بیشتری از مستندات جامع دارد اما این به معنای بی اهمیت بودن مستندات نیست.
همچنین بیانیه چابک 12 اصل دارد که ارزش‌های آن را پشتیبانی میکند، این اصول با جزئیات بیشتر و به‌طور مشخص توضیح میدهد که چابک بودن به چه معناست که در مقالات بعدی به این اصول خواهیم پرداخت.